DIGITALE ARCHIVIERUNG

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DIGITALE ARCHIVIERUNG

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Archivierungspflicht für Unternehmen

Was müssen Sie alles für den Gesetzgeber archivieren und wie lösen Sie dieses Thema digital und papierlos.  

Was muss in Ihrem Unternehmen archiviert werden?  

Belege sowie Dokumente in Unternehmen müssen revisionssicher archiviert bzw. gespeichert werden.  
Eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten in Unternehmen bedeutet, dass die Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit sowie eine stringente Aufzeichnung und Aufbewahrung sichergestellt werden muss. 

Grundsätzlich muss bei jedem Geschäftsvorfall in einem Unternehmen sichergestellt werden, dass dieser in der Buchführung oder in den Aufzeichnungen erfasst ist. Das gilt für nahezu alle Arten von Dokumenten. 

Beispiele für zu archivierende Belege: 
  •  Eingangsrechnungen  
  • Ausgangsrechnungen 
  • Materialzeugnisse 
  • Belegwesen 
  • Sonstige Handelsbriefe 
  • Eigenbelege 
  • steuerlich relevante E-Mails 

Digitalisierung der Archivierung 

Wenn Sie Geschäftsvorfälle digital archivieren möchten, benötigen Sie dazu eine Software, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Vor allem die Absicherung gegen Fälschung und Veränderung steht bei solchen Lösungen im Vordergrund.

Die Unveränderbarkeit von Daten ist ein Kernaspekt der digitalen Archivierung. Es reicht nicht Dateien auf einem Computer abzuspeichern. Vielmehr muss jedes Unternehmen gewährleisten, dass Fälschungen durch Sicherungen oder automatische Protokollierung auszuschließen sind. Zudem müssen Zugriffsrechte sicherstellen, dass nur ein ausgesuchter Personenkreis die Daten aufrufen kann.

In folgenden Programmen sollten Sie die digitale Archivierung Ihrer Geschäftsfälle sicherstellen können: 
  • Lohnbuchhaltung  
  • Kassensystem  
  • Fakturierung   
  • Warenwirtschaftssystem für Bewertungen  
  • Zahlungsverkehrssystem  
  • Materialwirtschaft für Bewertungen   
  • Dokumenten-Managementsystem   
  • Archivsystem   
  • Elektronische Waagen  
  • Zeiterfassung   

Gesetzliche Vorschriften für die digitale Archivierung


Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Für jeden Geschäftsvorfall oder jede Buchung muss ein Beleg vorliegen.  


Richtigkeit  

Alle Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß dokumentiert sein.  


Vollständigkeit  

Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden.  


Zeitgerecht 

Alle Buchungen und Geschäftsvorfälle müssen laufend verbucht werden.


Ordnung & System 

Alle Buchungen müssen systematisch erfasst und nachvollziehbar sein.


Unveränderbarkeit  

WORM - "write once read many" Alle Änderungen oder Löschungen in vorhandenen Belegen und Dokumenten müssen lückenlos dokumentiert sein. (würde hier noch nachvollziehbar nach lückenlos ergänzen)

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